Bezpieczeństwo danych w kontekście elektronicznego obiegu dokumentów

Zapewnienie bezpieczeństwa danych powinno stanowić priorytet dla każdej współcześnie działającej i rozwiniętej firmy. Aby efektywność pracy była jak najwyższa, przedsiębiorstwa muszą jednak gwarantować także łatwy dostęp do dokumentów dla uprawnionych pracowników. Jak więc połączyć ochronę z usprawnieniami dotyczącymi dostępu do danych? Doskonałym rozwiązaniem okazuje się być wdrożenie intuicyjnego w obsłudze obiegu dokumentów.

Elektroniczny obieg dokumentów to nie tylko optymalizacja procesów firmowych

Cyfryzacja jest wyzwaniem, przed którym stoją obecnie liczne średnie i większe przedsiębiorstwa. Wiele organizacji jest świadomych benefitów, jakie płyną z wdrożenia nowoczesnych rozwiązań technologicznych. Firmy nie wiedzą jednak często, w jaki sposób rozpocząć przeprowadzanie zmian, które pozwolą im na dostosowanie się do potrzeb współczesnego rynku. Rozwiązaniem, które świetnie sprawdza się jako pierwszy krok w kierunku cyfryzacji, jest wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów z pomocą specjalistów. Na czym to jednak polega?

Elektroniczny obieg dokumentacji w firmie to rozwiązanie, które pozwala na przetwarzanie dokumentów w formie cyfrowej. Dzięki niemu możliwe jest więc zarówno tworzenie, jaki przechowywanie, wysyłanie oraz archiwizowanie różnego rodzaju wniosków, umów i faktur bez konieczności ich drukowania. Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentacji jest zwykle realizowane przy pomocy wydajnych systemów, które pozwalają zarówno średnim, jak i dużym przedsiębiorstwom na optymalizację pracy i osiągnięcie wielu korzyści.

Na jakie benefity mogą liczyć organizacje, które zdecydują się na przyjęcie omawianego rozwiązania? Elektroniczny obieg dokumentów pozwala między innymi na automatyzację wielu procesów, a co za tym idzie, na zwiększenie ich efektywności. Cyfryzacja ułatwia także dostęp do danych i przyczynia się do redukcji ryzyka popełnienia błędów. Dodatkowo przedsiębiorstwa decydujące się na inwestycje w odpowiedni program elektronicznego obiegu dokumentów mogą liczyć na redukcję kosztów związanych z drukowaniem, przechowywaniem i wysyłką papierowych faktur i umów.

Co jednak powinno być szczególnie istotne dla współczesnych organizacji, wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentacji przyczynia się nie tylko do optymalizacji pracy, ale również do znacznego wzrostu bezpieczeństwa danych firmowych. Nowoczesne, cyfrowe rozwiązania zapewniają bowiem doskonałe zabezpieczenia, takie jak konfigurowalna polityka haseł, autoryzacja dwuskładnikowa, dostęp do pełnej historii logowania, wersjonowanie procesów czy też możliwość udostępniania dokumentu (np. poza organizację) z czasowym dostępem. Dzięki takim funkcjonalnościom udaje się wyeliminować ewentualne ryzyka, charakterystyczne dla tradycyjnego obiegu dokumentów.

Redukcja ryzyka utraty dokumentu lub jego zniszczenia

Istotnym zagrożeniem, które może bardzo negatywnie wpłynąć na pracę rozwiniętego przedsiębiorstwa, jest ryzyko zgubienia dokumentu. Ścieżka obiegu wniosków, faktur czy umów jest w niektórych firmach długa i skomplikowana. Jeżeli takie organizacje nadal korzystają z tradycyjnej, papierowej formy przepływu dokumentów, narażają się na to, że druk zostanie zgubiony na którymś z etapów, a jego odzyskanie nie będzie już możliwe.

Wdrożenie systemu elektronicznego obiegu dokumentów pozwoli w znacznym stopniu ograniczyć to ryzyko. Wszystkie pliki będą znajdywały się bowiem w bezpiecznym miejscu, do którego dostęp będą mieli uprawnieni pracownicy. Dzięki temu możliwe będzie także zweryfikowanie, kto obecnie pracuje na danym dokumencie. Wdrożenie systemu obiegu dokumentów pozwoli więc również na efektywniejsze zarządzanie oraz kontrolowanie postępów pracy Twojego zespołu.

Warto pamiętać również o tym, że przetwarzanie faktur, wniosków i umów w formie papierowej wiąże się z wyższym ryzykiem zniszczenia dokumentów. Zagrożeniem dla przechowywanych druków są nie tylko wypadki, które mogą doprowadzić do powstania pożaru czy powodzi, ale nawet same panujące w biurze warunki. Dokumenty mogą bowiem ulec zniszczeniu na przykład na skutek długotrwałego przebywania w pomieszczeniu o nieodpowiednim poziomie wilgotności. Omawiane zagrożenia nie dotyczą oczywiście dokumentów w formie cyfrowej. Również w tym przypadku cyfryzacja pomaga więc w zwiększeniu poziomu bezpieczeństwa danych.

Dostęp do dokumentów przez uprawnionych pracowników

Upowszechnienie się pracy zdalnej przyniosło wiele korzyści zarówno samym średnim i większym firmom, jak i ich pracownikom. Nie możemy jednak zapominać o tym, że aby przedsiębiorstwo mogło dostosować się do nowego trybu działania, konieczne jest przeprowadzenie kilku istotnych zmian w jego modelu funkcjonowania. Kluczową kwestią jest tutaj wdrożenie kompleksowych rozwiązań pozwalających pracownikom zdalnym zyskać dostęp do niezbędnych dokumentów.

Ze względu na to, że liczne przedsiębiorstwa były zmuszone, aby bardzo szybko dostosować się do wymogów pracy zdalnej, implementowały one rozmaite rozwiązania, które miały dać uprawnionym pracownikom możliwość wglądu do dokumentacji. Skutki wdrażanych innowacji często bywały bardzo pozytywne. W niektórych przypadkach dostęp do danych był natomiast na tyle trudny, że sprawdzenie niezbędnych informacji zajmowało zbyt dużo czasu.

Szybko okazało się więc, że firmy, które już wcześniej wdrożyły odpowiedni system elektronicznego obiegu dokumentów, zyskały znaczną przewagę konkurencyjną. Nowoczesne oprogramowanie pozwala bowiem na łatwe korzystanie z dokumentacji z dowolnego miejsca na Ziemi.

Elektroniczny obieg dokumentów wyróżnia się jednak przy tym bardzo wysokimi standardami bezpieczeństwa. Odpowiedni system, taki jak platforma LOGITO, pozwala w łatwy sposób nadać uprawnienia określonym pracownikom, co eliminuje ryzyko uzyskania wglądu do danych przez nieupoważnione do tego osoby. Dodatkowo pliki mogą zostać zabezpieczone hasłem, co w jeszcze większym stopniu przyczynia się do zwiększenia standardów bezpieczeństwa danych.

Jakie dokumenty można przechowywać w formie elektronicznej?

Zanim zdecydujemy się na wdrożenie obiegu elektronicznego, warto najpierw przeanalizować, jakie dokumenty chcemy przechowywać w formie cyfrowej. Możliwości są tu bowiem ogromne i to od specyfiki firmy zależy, na usprawnieniu jakiego obszaru zyska ona najwięcej. Elektroniczny obieg dokumentów może zostać zastosowany między innymi do cyfryzacji:

• korespondencji;
• umów;
• faktur;
• wniosków urlopowych;
• akt pracowniczych;
• archiwizacji dokumentów;
• rozliczania delegacji;
• rozliczania wydatków pracowniczych;
• obliczania wynagrodzeń;
• ewidencji czasu pracy.

Jak widać na podstawie powyższych przykładów elektronicznego obiegu dokumentów, możliwości cyfryzacji są bardzo szerokie. Nie każde przedsiębiorstwo musi chcieć jednak digitalizować w tym samym momencie wszystkie swoje obszary działania. Właśnie z tego powodu warto pamiętać o tym, by wybierając system do elektronicznego obiegu dokumentów, zwrócić uwagę na to, czy oprogramowanie pozwala na elastyczne podejście do cyfryzacji.

Dobrym przykładem systemu, który spełnia to wymaganie, jest platforma LOGITO. Jest ona bowiem zbudowana na bazie wielu modułów, dzięki czemu organizacja może wybrać tylko przydatne dla siebie funkcjonalności. Jeżeli natomiast wraz z rozwojem przedsiębiorstwa pojawi się konieczność cyfryzacji kolejnych obszarów, możliwe będzie rozbudowanie systemu o dodatkowe moduły.

Dodatkowo platforma LOGITO pozwala na budowę workflow dla dowolnego typu dokumentu, co zapewnia jeszcze większą skalowalność i elastyczność. Jest to więc idealne rozwiązanie dla organizacji rozproszonych, którym zależy na efektywności procesów i skutecznym zarządzaniu. Wykorzystujące technologię low-code LOGITO pozwoli im na szybkie tworzenie, testowanie i wdrażanie dedykowanych rozwiązań, dzięki czemu możliwe będzie osiągnięcie pełnej dojrzałości cyfrowej przy zachowaniu wysokiego poziomu bezpieczeństwa.

Backup i przechowywanie danych w chmurze

O tym, jak istotne jest wykonywanie zapasowych kopii dokumentów, przekonać mogły się wszystkie organizacje, które straciły kiedyś część lub całość danych. Awaria, wypadek czy atak hackerski, które skutkowałyby zablokowaniem dostępu do umów, wniosków i faktur, mogłyby na długi czas sparaliżować pracę całej firmy. Utrata dokumentów wiąże się także z wieloma poważnymi konsekwencjami, wliczając w to straty finansowe i wizerunkowe. Dlatego właśnie każde współczesne przedsiębiorstwo musi dołożyć wszelkich starań, by w odpowiedni sposób zabezpieczyć swoje dane.

Wykonywanie backupów, czyli kopii zapasowych, to czynność, która pozwoli firmie w odpowiedni sposób przygotować się na różne niespodziewane okoliczności. Odzyskanie oryginalnych danych będzie bowiem możliwe nawet w przypadku zniszczenia sprzętu. Ważne jest jednak to, aby backupy były wykonywane regularnie (najlepiej automatycznie), a kopie zapasowe były zapisywane w bezpiecznym miejscu.

Niezastąpionym rozwiązaniem, który ochroni rozwinięte przedsiębiorstwo przed konsekwencjami utraty danych, będzie wdrożenie odpowiedniego systemu elektronicznego obiegu dokumentów. Dzięki możliwości automatycznego wykonywania kopii zapasowych i zapisywania ich w chmurze, firma będzie w stanie uchronić się przed konsekwencjami wielu zagrożeń mogących spowodować utratę danych.

Elektroniczny obieg dokumentów – oprogramowanie zapewniające bezpieczeństwo danych

Wdrożenie intuicyjnego elektronicznego obiegu dokumentów to rozwiązanie, które na wielu polach wspiera funkcjonowanie współczesnych przedsiębiorstw. Nowoczesny system pomaga w zoptymalizowaniu procesów, w dostosowaniu modelu organizacji do realiów pracy zdalnej i w odpowiednim zabezpieczeniu wszystkich danych. Dodatkowo implementacja innowacyjnych technologii zaprojektowanych w duchu PAPERLESS sprzyja działaniom mającym na celu redukcję negatywnego wpływu firmy na środowisko.

Średnie i większe przedsiębiorstwa, którym zależy na osiągnięciu jak najlepszych rezultatów, powinny jednak zatroszczyć się o wybór systemu, który odpowie na ich wszystkie potrzeby. Oprogramowanie musi więc zapewniać przede wszystkim dużą elastyczność, dzięki której możliwe będzie przygotowanie rozwiązania skrojonego na miarę potrzeb organizacji. Właśnie takim rozwiązaniem jest platforma LOGITO, która oferuje wszystkie funkcjonalności niezbędne dla optymalizacji pracy. Zapewniane przez dostawców oprogramowania zabezpieczenia są także gwarancją wyeliminowania ryzyka utraty danych.

W przypadku kwestii tak istotnej jak bezpieczeństwo dokumentacji żadna organizacja nie może pozwolić sobie na pomyłki. Warto więc zaufać specjalistom, którzy oferują sprawdzone integracje z obecnymi systemami w Twojej firmie i których skuteczność jest potwierdzona przez referencje wielu klientów. Dzięki temu uda się zyskać pewność, że dane przedsiębiorstwa są dobrze chronione – tylko wtedy będzie natomiast możliwy dalszy rozwój i poprawianie swojej pozycji na rynku.

ARTYKUŁ SPONSOROWANY